Ein Treffen – Vorbereiten und Moderieren

Dr. Lilly Damm

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Besprechungen profitieren von einer exzellenten Vorbereitung, eine schlecht vorbereitete misslungene Sitzung ist Raubbau an der Motivation und eigentlich Zeitverschwendung. Erfolgreiche Sitzungen können hingegen enorm motivieren und Potential der TeilnehmerInnen (TN) zu Tage fördern.

Überblick über den Ablauf

Vor der Sitzung
  • Entwickeln der TOP und klären welche „Art“ hat welcher TOP.
  • Verschicken der TOP mit Ort und Zeit
  • Vorbereiten der Unterlagen und des Raums
Beginn
  • Feststellen der Anwesenden (Begrüßung, Vorstellrunde oder Neu-Vorstellungen)
  • Klären der Ziele, Rahmenbedingungen und Funktionen (Protokollführer, Moderation, TOP, Zeitrahmen, Ziel der Sitzung)
  • Vereinbarungen mit den TN, dass die Rahmenbedingungen Konsens sind
  • Kontinuität herstellen, Bezug zur letzten Sitzung (Protokoll)
Während der Sitzung
  • Strukturierend und klärend die Kommunikation unterstützen
  • An den vereinbarten Rahmenbedingungen festhalten
Abschluss
  • Überprüfung der Zielerreichung in der Sitzung
  • neuer Termin und weitere Vorgangsweise
Nach der Sitzung
  • Schreiben und Verschicken des Protokolls
  • An nächsten Termin erinnern

 

Details zu den einzelnen Punkten

Vor der Sitzung
  • Bereits in der Planung muss Klarheit über die Art der Sitzung entstehen (Beispiele: Informative Sitzung, Feedbacksitzung, Kreativitätssitzung, Problemlösungssitzung, Entscheidungssitzung). Die Einladungen werden pünktlich ausgeschickt, mindestens 1-2 Wochen vor dem Termin. Sitzungsunterlagen liegen kopiert und vorbereitet am Platz der TN.
Beginn
  • Der Sitzungsanfang ist störanfällig! (deshalb ist eine straffe Moderation notwendig – schnell zur Sache kommen, zu spät Kommende nicht durch besondere Aufmerksamkeit „belohnen“ (nur kurz begrüßen, keine Erklärungen für Verspätung zulassen).
  • Begrüßungswort pünktlich und einladend, herzlich, Rückblick auf die letzte Sitzung. Erläuterung der TOP Liste
  • Das Protokoll der letzten Sitzung sollen alle kennen, der Moderator besonders. (Frage: Gibt es dazu Mitteilungen oder Ergänzungen?)
  • Liste der TN bei jedem Treffen anlegen! Hilfreich ist eine Vorlage, die mit aktualisiertem Datum immer wieder verwendet werden kann. Protokollführer und Zeitwächter bestimmen.
  • TOP Was wollen wir erreichen? Verantwortlichkeit für jeden Punkt und entsprechende Zeit für jeden TOP vorher genau planen!
  • Die Zahl der TN hängt von der Art der Sitzung ab! Ab 20 TN ist die Effizienz meist gefährdet.
  • Sitzungsordnung ermöglicht Kommunikation zwischen allen TN
  • Der Kreis – das Viereck hat jeweils „blinde“ Ecken – das Sechseck ist ideal
Funktionen während einer Sitzung
  • Der Moderator hat günstigerweise analytische Fähigkeiten, kommunikative Kompetenz, Durchsetzungsvermögen, hat Endverantwortung, strikte Orientierung auf die Aufgabe/ das Sitzungsziel und Kohäsionsorientierung (Gruppenzusammenhalt – Gruppenprozess)
  • Aktives Zuhören verändert Einwegkommunikation in einen Dialog.
  • Darunter versteht man beispielsweise: gezielt Informationen erfragen, nachfragen, Inhalte paraphrasieren, Gefühle verbalisieren, konkretisieren – Inhalte präzisieren, regelmäßig zusammenfassen.
  • Es liegt in der Verantwortung des/der Vorsitzenden, den Rahmen zu schaffen, dass die TN produkt- und prozessorientiert arbeiten können (Vorsitz ist kein Angebot zur Selbstdarstellung).
  • An externe fachkundige Moderation denken, eventuell Vorsitz und Moderation trennen.
  • Zeitplan unbedingt einhalten (ev. „Zeitwächter“ aus der Runde einsetzen), Zeitüberschreitungen rächen sich mehrfach und gravierend.
  • Rahmenbedingungen wie Raumgröße, Belüftung, Beleuchtung, Temperatur, Akustik beachten bzw. aktiv gestalten („Der Raum als dritter Pädagoge“). Lüftungspausen können entlasten. Die technische Ausrüstung muss spätestens eine Stunde vor Beginn überprüft werden (Flipchart, Tafel, Overhead, Laptop, Beamer, Internetzugang). Störungsquellen? (Baustelle, Straßenlärm, Telefon, Handy)

Eine klare Trennung dieser drei Strukturen ordnet chaotische Verhältnisse:

  • Information: neues berichten (nur Verständnisfragen erlaubt, keine Diskussionsmöglichkeit)
  • Diskussion: alle Perspektiven und Meinungen einbringen
  • Entscheidung: keine inhaltlichen Auseinandersetzungen, keine neuen Informationen. Methode zur Entscheidungsfindung (z.B. Abstimmungsverfahren) muss vorher geklärt sein.
Während der Sitzung

Mögliche Probleme bei einer Sitzung

  • Roter Faden geht verloren
  • Gespräch entfernt sich vom TOP
  • das Gespräch kommt nicht voran, TN sind unmotiviert
  • Nebenthemen greifen überhand etc.

Lösung: Aktives Zuhören, Aktivierung der TN z.B. durch Metakommunikation

Ein Protokoll soll möglichst klar abgefasst sein, es enthält:

  • Zeit und Ort der Sitzung
  • Anwesenheitsliste
  • Funktionsverteilung (Aufgabenverteilung)
  • Gliederung der TOP
  • Darstellung der Beiträge der TN (ausführlich – wörtliches Protokoll, oder nur Ergebnisse – Resümeeprotokoll)
  • Differenzierung in Haupt/Nebensachen
  • Aufgabenverteilung, Zeitpunkt und Zuordnung zu Personen
Abschluss

Der Abschluss ist pünktlich und motivierend! Ein pünktlicher Abschluss wird von allen als Erfolg betrachtet. Er schafft eine Rückkopplung der TN, evaluiert kurz den Sitzungsverlauf, er klärt Verabredungen und Terminpläne. Evaluation der Sitzungen in größeren regelmäßigen Abständen (Checklisten) – sind Änderungen notwendig?

Literatur

Diesem Buch wurden wertvolle Ratschläge entnommen: „Sitzungen erfolgreich managen“ Herman Blom, Beltz Verlag Weinheim und Basel 1999