Helfer*innenkonferenzen

DSA Brigitte Winter, DSA Mag. Danielle Arn-Stieger, DSA Stephan Dangl, DSA Robert Zimmel

Im Rahmen des Teilprojektes Helfer*innenkonferenzen des Kindernetzwerks Industrieviertel wurden Guidelines für Helferkonferenzen erstellt und im Netzwerk veröffentlicht, 2021 aktualisiert. 

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Helfer*innenkonferenzen sind ein sinnvolles Instrument zur Klärung des Auftrags- und Problemkontextes. Sie sind wertvoll, um eine differenzierte Diagnose und einen weiterführenden Hilfeplan zu erstellen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Indikation
  2. Haltung
  3. Wer organisiert die Helfer*innenkonferenz?
  4. Vorbereitung
  5. Durchführung
  6. Nachbereitung

 

1. Indikation

Eine Helferkonferenz ist dann indiziert, wenn mehrere Ressourcenanbieter sich mit den Eltern und den Kindern bzw. den Jugendlichen koordinieren, um ein definiertes Ziel zu erreichen. Die Problemsicht jener oft miteinander nicht in Verbindung stehender Helfersysteme muss in der Helfer*innenkonferenz erörtert, abgeglichen und den Betroffenen spätestens hier transparent gegenüber formuliert werden.

Bei der HK werden auf multiprofessioneller Ebene:

  • die bestehenden Problemfelder benannt und aus den unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet
  • gemeinsame Ziele benannt
  • Fehlende Informationen ergänzt
  • Bezüge zu einer differenzierten psychosozialen Diagnose hergestellt
  • bereits bestehende Unterstützungsmaßnahmen aufeinander abgestimmt
  • die konkrete Umsetzung eines gemeinsamen Ziels geplant

Das auf das Kind bezogene zu erreichende Ziel sollte in einem Kontrakt zwischen Eltern und Helfer*innen festgelegt werden. Falls dazu oder zur konkreten Umsetzung dessen keine Einigkeit erzielt wird, ist auf die möglichen entstehenden Konflikte Rücksicht zu nehmen.

2. Haltung

Es sollte Klarheit darüber herrschen, dass Eltern, Kinder bzw. Jugendliche wichtige und beständige Mitglieder des Systems sind. Sie kennen ihre Lebenssituation, können einen wichtigen Beitrag zur Einschätzung von Ressourcen und Schwierigkeiten leisten und es kommt ihnen eine zentrale Rolle dabei zu, Hilfepläne gelingen zu lassen und gesetzte Ziele zu erreichen. Das Kind steht im Fokus der Besprechung. Möglich entstandener Druck im Hilfesystem soll verringert werden. Da nicht nur eine Lösung als richtig gilt, können mehrere Lösungsansätze geprüft und auch ungewöhnliche Wege offen bleiben. Eine wohlwollende Haltung und das Zutrauen in die Kompetenzen der Teilnehmenden, vor allem in jene der Eltern, erleichtern zielorientierte Handlungsplanungen und das Schließen von Kooperationsvereinbarungen. Im Idealfall sollte sich die Runde als Helfer*innennetzwerk verstehen und daraus eine gemeinsame Stärke entwickeln.

  • Die Einbeziehung der Eltern und Kinder bzw. Jugendlichen steht somit außer Frage. Ausnahmen wären z.B. institutionelle Konflikte, Krisen der Einrichtungen welche großen Druck erzeugen oder Eltern, welche die Teilnahme verweigern oder denen eine Teilnahme aus anderen Gründen nicht möglich ist.
  • Die Teilnahme von größeren Kinder /Jugendlichen ist grundsätzlich wichtig und muss gut vorbereitet werden. Es ist allerdings auf das Strukturniveau und das Alter des Kindes/Jugendlichen Rücksicht zu nehmen. Mit dem Kind/Jugendlichen soll das Ziel, der Inhalt und der Rahmen des Gesprächs vorbesprochen werden. Sinnvoll ist auch die Frage an das Kind bzw. den/die Jugendliche, was in der HK unbedingt thematisiert werden soll. Können oder wollen die Kinder/Jugendlichen nicht an der gesamten HK teilnehmen, soll am Ende der Besprechung Zeit eingeräumt werden, in der nach Möglichkeit die Eltern dem Kind/Jugendlichen die Ergebnisse der Besprechung erklären.

Die Vorteile der Teilnahme von Kindern und Jugendlichen sind:

    • Die Information fließt direkt.
    • Manche Themen (Sorgen, Gefühle) können ohne Umwege vom Jugendlichen deponiert werden, was die Wirkkraft der Intervention steigert.
    • Vereinbarungen werden an Ort und Stelle vor allen Beteiligten getroffen, was die Bündnisbereitschaft erhöht.
    • Es entsteht das Gefühl ernst genommen zu werden.

Keine Teilnahme von Kindern und Jugendlichen erfolgt, wenn

  • die Betroffenen dies ganz deutlich ablehnen
  • eine massive Eskalation oder Gefährdung einer teilnehmenden Person zu erwarten oder zu befürchten ist
  • dies inhaltlich kontraindiziert ist (etwa bei großer Sorge um Retraumatisierung)

3. Wer organisiert die Helferkonferenz?

Eine Helfer*innenkonferenz soll von jener Person/Institution organisiert werden, die zu dem Zeitpunkt den besten Überblick über die Helfer*Innensysteme und deren Ressourcen hat und sich in der Rolle befindet, diese auch zu koordinieren. D.h. ein „Dreh- und Angelpunkt“ in dem Fall zu sein. Das betrifft nicht unbedingt den Entscheidungsträger. Die Durchführung einer Helfer*innenkonferenz bedarf der Zustimmung der Eltern (bzw. Obsorgeberechtigten) und im optimalen Fall auch die der mündigen Minderjährigen.

4. Vorbereitung

Thema

Die organisierende Person findet für sich eine klare Benennung und Eingrenzung der zu besprechenden Problematik, definiert ihr Ziel (Was möchte ich mit der HK erreichen?) und klärt die eigene Rolle in der Besprechung.

Teilnehmende

Betroffenes Familiensystem: Eltern/Elternteil bzw. Obsorgeberechtigte und Kind bzw. Jugendliche*r

  • Institutionsvertreter*innen/Professionist*innen (Welche Helfer*innen sind am Fall beteiligt und für die Zielumsetzung relevant?)
  • Benötigt einer der Teilnehmenden eine/n Dolmetsch*in (Klärung der Kostenübernahme vorab!)
  • Die Teilnahme der Kinder /Jugendlichen ist wichtig und muss gut vorbereitet werden.
  • Klarheit über die Rollenverteilung der teilnehmenden Personen/Institutionen: jede/r Helfer*in bringt sich mit seiner/ihrer Profession aber auch den Ressourcen und Aufträgen der jeweiligen Institution ein. Dies trifft im übertragenen Sinn auch auf die Ressourcen der Eltern zu. Bei den Entscheidungen die zur Lösungsumsetzung beitragen sollen, ist auf die zentrale Rolle der Kinder/Jugendlichen bzw. deren Eltern Bedacht zu nehmen. Mögliche Konflikte können auch von unterschiedlichen Zugängen betreffend die Profession bzw. den Auftrag der Institution herrühren.
  • Auf unterschiedliche Verschwiegenheitsregelungen und Zuständigkeiten achten! Es kann hilfreich sein, die HK in verschiedene Abschnitte mit unterschiedlichen Inhalten zu gliedern und bei Bedarf Teilnehmende nach dem für sie relevanten Teil zu verabschieden.
  • Die Teilnehmenden müssen darauf vorbereitet werden, was sie anbieten können/sollen und welche Erwartungen für die HK an sie gestellt werden.
  • Sondieren möglicher personen-, auftrags- oder institutionsbezogener Konflikte, z.B. welche/r Teilnehmer*in hat den größten Druck.
Planung des Ablaufes
  • Wo soll die Konferenz stattfinden (Ort)? Die Wahl des Ortes hat eine Wirkung auf die Falldynamik (Wer ist derzeit zuständig? Wo ist derzeit der „Dreh- und Angelpunkt?“), sollte (gut erreichbar sein, ausreichend großer Raum zur Verfügung stehen, wie kommen die Eltern zur Besprechung? Ist die Fahrt finanziell leistbar und organisatorisch durchführbar? Versorgung mit Getränken, Taschentücher in Reichweite? Brauche ich Ausweichräume für Kinder oder Eltern, Möglichkeiten für die Falldarstellung, etwa Beamer oder Flipchart, …)
  • Alle Teilnehmenden müssen auf einen gemeinsamen Wissensstand gebracht werden, bezogen auf die Themenstellung und die Zielsetzung. (Konzentration auf die wesentlichen Informationen – gut vorbereiten!)
  • Wer stellt den Fall kurz und prägnant vor? (Das Einbeziehen von visuellen Hilfsmitteln erweist sich als hilfreich – Vorbereitung!)
  • Wer übernimmt die Moderation? (Moderator*innen sollen möglichst neutral dem präsentierten Fall gegenüber stehen, üblicherweise aus der Einrichtung stammen, die einlädt, und über den Fall grob Bescheid wissen. Moderator*innen achten auf die Zeit, das Ziel der Besprechung, das jeder/jede Teilnehmer*in in der eigenen Rolle bleibt und Vereinbarungen klar, eindeutig und verständlich formuliert sind. Moderator*innen sollen darauf achten, bei großen Konferenzen keine Doppelrolle zu haben oder darauf hinweisen.)
  • Wer übernimmt die Dokumentation und schreibt während des Gesprächs mit? Sehr hilfreich, wenn dies nicht von der moderierenden Person durchgeführt wird, damit diese sich rein auf diese Aufgabe konzentrieren kann.
  • Vorab sollen Ort, Termin, Zeitrahmen, Teilnehmende, Thema und Zielsetzung der HK sowie mögliche Erwartungen an die einzelnen Teilnehmenden mit diesen geklärt werden, in der Praxis meist telefonisch oder per E-Mail.
  • Mögliche Konfliktfelder zwischen den Teilnehmenden sollen im Vorfeld identifiziert und Überlegungen angestellt werden, wie damit in der Konferenz umzugehen ist – hoher Anspruch an die Moderation.
  • Zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form beziehe ich ein Kind oder einen Jugendlichen in die Konferenz ein? Kinder oft nur für die Ergebnisinformation und zum Einholen eines „okay, gehört“ am Schluss, Jugendliche oft die ganze Zeit dabei mit der Möglichkeit, wenn’s zu viel wird, hinauszugehen.
  • Wer betreut das Kind in der Zeit der Konferenz (Bereitstellen von Möglichkeiten für eine kindgerechte Beschäftigung)
  • Wenn Eltern nicht einbezogen werden können (z. B. bei institutionellen Konflikten/Krisen – großer Druck, Eltern verweigern die Teilnahme), sollte der Grund mit ihnen klar besprochen und sichergestellt werden, wie sie ihre Anliegen einbringen können und in welcher Form sie zu den Informationen aus der HK gelangen (wichtig für die Transparenz, das Vertrauen und die Kooperation).
  • Sollte wirklich unbedingt eine Vorbesprechung der Professionist*innen ohne Eltern von Nöten sein, soll diese in einem anderen Raum stattfinden und das Ziel sowie der Zeitrahmen und der Inhalt des Gesprächs mit den Wartenden besprochen werden. Bei diesem Setting ist aber immer zu beachten, dass dies für die eigentlich Betroffenen ein sehr unangenehmes Gefühl auslösen kann, welches oft auch Unbehagen in der folgenden, gemeinsamen HK mit sich bringen kann.
  • Benötigen einzelne Teilnehmende (Eltern, Kinder, Jugendliche) einen Beistand (emotionale Unterstützung, etc.), kann eine Stützkraft für jene Personen hilfreich sein (Verwandte, Freunde, vertraute professionelle Helfer*innen). Die moderierende Person hat in der Gesprächsführung darauf Rücksicht zu nehmen, auf die Körpersprache und Gesprächsdynamik zu achten bzw. zuvor klare Zeichen für eine notwendige Unterbrechung zu vereinbaren.
  • Sitzplatzzuteilung genau überlegen, gewisse Positionen können strategische Vor- oder Nachteile bringen. Gleiche, vor allem gleich hohe Sessel verwenden. Hilfreich, wenn Moderator*in auf Wanduhr sehen kann.
Einladung
  • Ort, Datum, Uhrzeit, voraussichtliche Dauer
  • Nennung der TeilnehmerInnen und deren Institution
  • Kurzbeschreibung der Problematik und des Ziels der Helfer*innenkonferenz

5. Durchführung

Begrüßung
  • freundliche Begrüßung der Teilnehmenden in Vorstellungsrunde mit Name, Funktion und eventuell der Rolle für diese Besprechung (beratend, unterstützend, entscheidend, berichtend). Falls für Eltern oder Kind/Jugendliche überraschende Bekanntschaften bzw. das Du-Wort zwischen einzelnen Personen vorherrscht, dies kurz klarstellen.
  • Besondere Begrüßung der Eltern und/oder der Kinder bzw. der Jugendlichen. Diese nehmen die zentrale Rolle im System ein. Ermutigung, sich bei Fragen jeglicher Art unmittelbar zu melden.
  • In der Begrüßung sollte weiters die Wertschätzung aller Teilnehmenden zum Ausdruck gebracht werden. (Das Kind steht im Fokus. Druck soll herausgenommen werden. Es gibt nicht nur eine Lösung – Offenheit für Ungewöhnliches. Wohlwollende Haltung der Teilnehmenden untereinander. Das Zutrauen in die Kompetenzen der anderen, aber vor allem in die der Eltern soll gegeben sein. Im Idealfall sollte sich die Runde als Helfer*innennetzwerk verstehen und daraus eine gemeinsame Stärke entwickeln.)
  • Die Teilnehmenden sollen darauf hingewiesen werden, sich für alle Beteiligten verständlich auszudrücken. Keine Abkürzungen oder Fachbegriffe verwenden, die institutionsintern oder hauptsächlich im psychosozialen Sprachgebrauch verwendet werden. Es soll in dem in der Gruppe niedrigsten vorherrschenden sprachlichen Niveau kommuniziert werden. Der Moderation, kommt dabei die Rolle zu gegebenenfalls „naiv“ nachzufragen. Teilnehmende Klient*innen wagen das in der Regel nicht.
  • Es soll die Möglichkeit geschaffen werden, dass die Teilnehmenden einander partnerschaftlich auf einer Ebene begegnen können. Auf fachliche Kompetenzen, Hierarchien, gesetzliche Aufträge oder institutionelle Rollen hat dies natürlich keinen Einfluss. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass häufig eine – teils subtile – Hierarchie zwischen Teilnehmenden (etwa Kinder- und Jugendhilfe zur von ihr beauftragten Familienbegleitung oder zu den Kindeseltern) besteht, was ein offenes und ungehindertes Gespräch oft erschwert oder gar verunmöglicht.
Einleitung
  • Zeitstruktur (visuell) klarstellen (Erklären des Ablaufes – wofür, wann Zeit ist, Pausen, Gliederung der Besprechung, wann und wie nicht teilnehmende Eltern, Kinder bzw. Jugendliche informiert oder einbezogen werden, etc.)
  • Klarstellen, wer aller das Protokoll der HK zugeschickt bekommen sollte oder abklären, ob das für die Obsorgeberechtigten und die Jugendlichen auch so passt.
  • Sicherstellen, dass Personen- und Einrichtungsnamen sowie die jeweiligen Funktionen korrekt ins Protokoll kommen.
  • Thema und Ziel der Konferenz nochmals kurz (visuell) darstellen (auf mögliche Differenzen der Teilnehmenden hinweisen, zur Besprechung der Konfliktfelder ein definiertes Zeitfenster in Aussicht stellen – man vermeidet damit sich direkt in ein Konfliktgespräch zu begeben und damit das Ziel der Besprechung aus den Augen zu verlieren). Die Moderation ist dafür verantwortlich, dass alle Informationen, die zur Themenbearbeitung notwendig sind, rasch auf den Tisch kommen, um später genügend Zeit zur Verfügung zu haben, Lösungen im Sinne der Zieldefinition zu erarbeiten.
  • Eventuell erwartbare Störungen (erwarteter Anruf, später eintreffende oder früher gehende Personen, …) und auch mögliche Spannungen, Aufregung oder vorherrschende Unklarheiten offen ansprechen
Falldarstellung

Achtung: Diese Phase ist in Bezug auf die Integration des Familiensystems besonders sensibel. Es geht darum, familiäre Probleme, Erkrankungen, Störungen (des Kindes/Jugendlichen oder auch der Eltern) oder Hypothesen dazu in einer oft großen Runde darzustellen. Diese Inhalte sind meist schambesetzt oder bei den Eltern mit dem Gefühl behaftet, versagt zu haben. Hier ist auf die persönliche Integrität der einzelnen Familienmitglieder zu achten, wenn möglich sollen die Inhalte mit diesen zuvor akkordiert sein. Die Eltern müssen immer wieder einbezogen werden, um auch die Expertenrolle, die ihnen zukommt, einnehmen zu können. Bei ihnen vergewissern, ob man in seiner Beschreibung richtig liegt und ob diese noch ergänzt werden soll.

  • Wer ist Adressat*in der Beschreibung? Sollte immer in erster Linie Familie/Kind oder Jugendliche sein, also Blickkontakt hauptsächlich mit diesen Personen halten.
  • Es ist auf Vorhaltungen, Belehrungen, etc. zu verzichten, dies kann nicht das Thema oder das Ziel der HK sein.
  • Eine Person der einladenden Institution soll den Fall darstellen. Die Moderation ist verantwortlich, dass alle Beteiligten zu Wort kommen, um eine möglichst multiprofessionelle Darstellung der Situation zu erreichen. Wichtig ist, kurz und prägnant zu bleiben und sich nicht in zeitraubenden Nebenschauplätzen zu verlieren. Hilfsmittel wie Genogramm, Timeline, etc. erweisen sich oft als hilfreich. Alle Teilnehmenden, vor allem die aus der Familie, sind einzubeziehen – nachfragen!
  • Es sollen die aktuelle Problemsituation, bisherigen Interventionen, die Familienzusammensetzung und die möglichen Ressourcen des Systems Familie/Helfer*innen dargestellt werden. Hierbei soll jedoch auch das bisher Gelungene gewürdigt werden und nicht nur Problemhaftes geschildert werden. (Achtung: Nicht alles aus der Familiengeschichte ist relevant für die HK. Auf das Trennen von Fakten, persönlichen Eindrücken und Hypothesen ist dabei zu achten.) Hier kann nun thematisiert werden, welche/r Teilnehmer*in den größten Druck hat.
Arbeit am vorgegebenen Thema
  • Im Sinne des Themas und des zu erreichenden Ziels sollten nun alle vertretenen Einrichtungen die Möglichkeit erhalten, ihre Ressourcen oder Wünsche darzulegen. (Dabei erweist es sich nun als sehr hilfreich, die Teilnehmenden auf diese Situation vorbereitet zu haben.)
  • Differenzen und unterschiedliche Sichtweisen betreffend das Ziel oder den Weg dorthin sind klar anzusprechen und der Diskussion darüber ist Raum zu geben.
  • Ergebnis Realitätsprüfung: Es muss den regionalen, individuellen, persönlichen Möglichkeiten des Familien-/Helfersystems entsprechen und finanzierbar sein.
  • Klärung der Verantwortlichkeiten und Verteilung der Aufgaben für den Weg der Zielerreichung. Wann werden die nächsten Interventionen von wem gesetzt? Planung von Kooperationen. (Wer stellt sicher, dass die Ergebnisse in den Hilfeplan einfließen?)
  • Die Eltern/-teile/Obsorgeberechtigten bzw. die mündige minderjährige Person selbst muss den vereinbarten Schritten zustimmen. Ausnahmen zum Beispiel bei unterschiedlichen Einschätzungen bezüglich einer Kindeswohlgefährdung, welche von der Kinder- und Jugendhilfe beurteilt wird.
Schluss
  • Zusammenfassen der Ergebnisse durch die/den Moderator*in. Das bringt mehr Verbindlichkeit für die Umsetzung des erarbeiteten Ergebnisses und führt somit zu einer Vereinbarung. Andererseits können nochmals Differenzen offengelegt werden, welche ausgeräumt oder benannt werden müssen. Eine Lösung ist unter Umständen erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Wichtig dabei wäre zu formulieren, was dazu erforderlich ist und ob eine weitere HK zu einem späteren Zeitpunkt unter andern Voraussetzungen Sinn macht.
  • Gemeinsame Formulierung des Ergebnisses mit Aufgabenverteilung und Zeitrahmen der Umsetzung. Klärung, was wie im Protokoll festgehalten werden soll. (Dabei werden die Lösungsumsetzung, die Verantwortlichkeiten und die Aufgabenverteilung gemeinsam so formuliert, dass diese direkt in das Protokoll übernommen werden können.)
  • Weitere konkrete Schritte planen
  • Es kann sein, dass Kinder oder Jugendliche erst zu diesem Zeitpunkt hinzugerufen werden können. Vorher ist zu klären, wer den Kindern die Gesprächsinhalte und die Vereinbarungen darlegt. Es ist darauf Rücksicht zu nehmen, die Bedürfnisse oder die Befürchtungen des Kindes oder des Jugendlichen, die in der Vorbereitung bereits vorsondiert wurden, nun anzusprechen. Es soll die Möglichkeit für Rückfragen des Kindes oder des Jugendlichen geben. Wenn die Gruppe zu groß oder die Situation zu bedrohlich erscheint, könnte z.B. eine Abordnung der Konferenz dem Kind oder der/dem Jugendlichen die Ergebnisse der Besprechung in einem anderen Raum mitteilen. Es sollte aber eine Rückmeldung unmittelbar nach der HK erfolgen. Der Rolle der Eltern entsprechend ist es sinnvoll, dass diese dem Kind/Jugendlichen die Ergebnisse der HK präsentieren. Eine gemeinsame Vorbereitung der Eltern auf diese Situation ermöglicht das Zusammenfassen der wesentlichen Ergebnisse.
  • Es ist Aufgabe der Moderation, die Eltern oder die Kinder bzw. Jugendlichen während der Konferenz immer wieder in das Zentrum zu rücken
  • Am Ende einen deutlichen Schlusspunkt setzen und alle Teilnehmenden verabschieden.

6. Nachbereitung

  • Verfassen und zeitnahes Versenden eines Protokolls an alle Personen, für die das zu Beginn der HK vereinbart wurde. Es sollen alle besprochenen Punkte und Vereinbarungen enthalten sein. Das Protokoll muss auch Auskunft darüber geben, wer für die Umsetzung und Überprüfung der Vereinbarungen verantwortlich ist. Es kann auch Ergänzungen aus den nachfolgenden Besprechungen mit Nicht-Teilnehmenden enthalten, was jedoch deutlich markiert werden muss.